Berencana mengadakan eventdalam waktu dekat tapi Toppers masih bingung bagaimana cara agar acara yang kamu selenggarakan nanti bisa berjalan dengan lancar? Untuk mengadakan acara yang sukses besar, Toppers tidak perlu sampai menggunakan jasa Event Organizer (EO). Hal terpenting yang menentukan kesuksesan suatuevent adalah perencanaan yang matang dan juga kerja tim yang baik. Berikut setidaknya ada 7 tips untuk menyelenggarakan event yang sukses.
1. Menyusun tema dan konsep acara
Tema dan konsep acara menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuahevent. Konsep yang menarik dan unik tentunya juga akan memberikan kesan tersendiri terhadap orang-orang yang terlibat dalam acara yang Toppers selenggarakan. Lakukanlahbrainstorming ide bersama dengan semua anggota tim yang akan kamu libatkan dalam acara ini. Mintalah setiap orang untuk menyampaikan idenya masing-masing, kemudian lakukan voting untuk pemilihan ide konsep acara yang akan kalian gunakan. Memikirkan ide konsep acara secara bersama tentunya akan lebih menyenangkan daripada harus memikirkan sendiri.
2. Pembagian tugas yang jelas
Setelah menemukan tema dan konsep acara yang ingin diangkat, langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah membentuk kepanitiaan acara. Bagilah panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki job-desc yang jelas. Jangan sampai ada anggota tim yang mengalami kebingungan saat menjalankan tugas dan perannya. Pastikan pula tugas yang kamu berikan kepada masing-masing anggota tim benar-benar sesuai dengan minatnya dan mereka memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya.
3. Buat anggaran
Saat merencanakan sebuah event, jangan lupa pula untuk melakukanbudgeting agar kamu tahu mengenai gambaran biaya operasional yang kamu butuhkan untuk acara tersebut. Buatlah listapa saja yang kamu perlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang ingin kamu sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.
Jangan lupa pula untuk melakukan survei ke tempat yang sudah Toppers pilih untuk menyelenggarakan acara, mulai dari berapa kapasitas tempat duduk yang tersedia, apakah tempat tersebut sesuai dengan konsep acara yang akan Toppers selenggarakan hingga apakah lokasi tempat tersebut mudah dijangkau. Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit dijangkau tentunya menjadi bahan pertimbangan apakah orang lain akan menghadiri acara yang kamu selenggarakan atau tidak. Oleh karena itu, pilihlah tempat yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai lokasi.
4. Rencanakan rundown acara dari jauh-jauh hari
Banyak orang yang cenderung membuat rundown acara saat sudah mendekati hari H. Tapi cara itu justru bisa membuat acara kamu menjadi berantakan saat hari H karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Agar setiap anggota dalam tim memahami betul alur acara, buatlah susunan acara dari jauh-jauh hari. Dengan rundown acara yang jelas, pastinya seluruh panitia mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.
TIPS NYA 4 DULU YA. SISANYA AKAN DI POST KAN DI POST SELANJUTNYA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar